Firmy i instytucje publiczne rezerwują coraz większe środki na eventy. Dostrzegają ich potencjał i rolę, jaką odgrywają w strategii marketingowej. Dobrze zorganizowane wydarzenie przyciąga uwagę gości i mediów. Sprzyja nagłośnieniu pewnych inicjatyw i zwiększeniu rozpoznawalności marki. Zarządzanie logistyką dużej imprezy stanowi nie lada wyzwanie. Wymaga wiedzy popartej doświadczeniem i doskonałych umiejętności organizacyjnych. Event manager to specjalista, któremu można powierzyć to zadanie. Co należy do jego obowiązków?
Brief – od niego rozpoczyna się planowanie eventu
Reklama
Brief stanowi najważniejszy dokument, który określa charakter wydarzenia, jego cel i budżet. Należy go uwzględnić przy tworzeniu scenariusza imprezy. Trzeba dobrze poznać potrzeby klienta, aby móc wyjść im naprzeciw. Event manager nie tylko dzieli się swoimi kreatywnymi koncepcjami, ale też powinien je dopasować do swojego zleceniodawcy.
Kreatywna koncepcja wydarzenia
W oparciu o brief powstaje koncepcja wydarzenia. Na tym etapie trzeba wybrać obiekt, w którym odbędzie się event, zaproponować prowadzących, firmę cateringową i dodatkowe atrakcje. Scenariusz imprezy musi wyróżniać się na tle konkurencji. Na tym etapie warto uruchomić swoje pokłady kreatywności, aby zaproponować klientowi coś, czego jeszcze nie było.
Opracowanie kosztorysu eventu dla klienta
Budżet przewidziany na imprezę firmową jest ograniczony. Proponując atrakcje, miejsce i konferansjerów, trzeba mieć na uwadze aspekt finansowy. Klientowi należy przedłożyć wstępny kosztorys, pamiętając o zarezerwowaniu puli środków na nieprzewidziane wydatki. Jeśli klient go zaakceptuje, podobnie jak sam scenariusz eventu, strony przystępują do podpisania umowy. Powinna ona zapewniać bezpieczeństwo każdej z nich, jasno określając zobowiązania.
Zatrudnienie podwykonawców do współpracy przy evencie
Event manager zazwyczaj nie jest w stanie sam zrealizować wszystkich punktów imprezy. W związku z tym zatrudnia podwykonawców, którym powierza poszczególne zadania. Osoby, które mają wieloletnie doświadczenie w branży, dysponują własną listą kontaktów zawodowych. Znają sprawdzone firmy cateringowe, nagłośnieniowe i odpowiedzialne za budowę sceny. Zawsze trzeba zawrzeć z nimi umowę, która przewiduje kroki postępowania na wypadek ewentualnych opóźnień. Organizator imprezy nadzoruje pracę podwykonawców i czuwa nad tym, aby wszystko odbyło się zgodnie z planem.
Przepisy prawa, które powinien znać każdy event manager
Przy organizowaniu wydarzenia należy uwzględnić aktualne przepisy prawa. Niektóre eventy stanowią imprezę masową i wymagają dopełnienia licznych obowiązków. Wszystkie powinny pozostawać zgodne z ustawą antyhazardową, o wychowaniu w trzeźwości i prawem autorskim. Event manager nie może korzystać z dowolnego podkładu muzycznego i oprawy graficznej. Musi uzyskać na to zgodę twórców i podpisać z nimi stosowne umowy. Warto pamiętać, że zatrudniając fotografa, trzeba doprecyzować zakres wykorzystania zdjęć, które zrobi podczas imprezy.
Rozliczenie eventu i przygotowanie raportu
Po zakończeniu imprezy trzeba podsumować wszystkie koszty, przygotować rozliczenie eventu dla klienta, przedstawiając mu stosowne faktury i rachunki. Rekomenduje się także sporządzenie raportu dla zleceniodawcy, w którym zostaną ukazane zrealizowane cele. Warto zawrzeć w nim dokumentację audiowizualną z samego wydarzenia.
Kurs event manager przybliży Ci tajniki pracy w zawodzie
Kurs event manager pomoże Ci poszerzyć wiedzę związaną z organizacją imprez. Podczas niego zdobędziesz cenne umiejętności. Szkolenie poprowadzą praktycy z wieloletnim stażem w branży, którzy współpracowali z korporacjami i dużymi firmami. Podzielą się swoją wiedzą popartą doświadczeniem i przybliżą nowoczesne technologie, z których możesz skorzystać, organizując wydarzenie.
Wyjątkową ofertę znajdziesz na stronie: https://emtg.pl/event-manager-planowanie-organizacja-i-zarzadzanie-projektem-eventowym/
